Dobre praktyki
 
  Konsultacje z dystansem społecznym

Konsultacje z dystansem społecznym

Ostatnie miesiące upływały nam w cieniu epidemii i wynikających z niej różnych ograniczeń, nakazów, zakazów, które utrudniały codzienne funkcjonowanie, pracę, przemieszczanie się, a także konsultacje społeczne. Restrykcje związane z COVID-19 przyczyniły się do opóźnienia lub wręcz zablokowania procedur planowania przestrzennego, uniemożliwiły także realizację zaplanowanych działań konsultacyjnych – spotkań bezpośrednich, warsztatów itp. W niektórych przypadkach organizatorzy konsultacji decydowali się na przerwanie procesów, wstrzymanie działań „do odwołania”, przekładanie technik na dalsze terminy bądź tzw. „lepsze czasy” (np. w przypadku uczestników projektu Szkoła świadomego planowania przestrzennego 2.0 większość gmin postanowiła zostać przy oryginalnej formule technik i przełożyć ich realizację na „lepsze czasy”. Zazwyczaj wynikało to ze specyfiki terenu, mieszkańców, chęci zapewnienia jak największej dostępności konsultacji). Inni starali się odnaleźć w rzeczywistości dystansu społecznego i skierowali się w stronę form internetowych – czasami opierając na dobrze znanych narzędziach, czasami – próbując niestosowanych wcześniej rozwiązań.

Ankietowe plony, nauka Zooma

Dobrze znanym narzędziem, które w czasie epidemii cieszyło się dość dużym zainteresowaniem była ankieta internetowa. Na wyższe niż zazwyczaj liczby wypełnień złożyło się m.in. przymusowe uwięzienie w domach, brak innych możliwości wyrażenia opinii/oczekiwań, chęć oderwania się myślami od covidowej rzeczywistości. Przykładowo, wstępna ankieta towarzysząca konsultacjom społecznym „Wrocławskiej strategii rozwoju elektromobilności” uzyskała 408 odpowiedzi, a formularz dotyczący przebudowy ulicy Starowiślnej w Krakowie wypełniło ok. 1,2 tys. mieszkańców. Sami także odczuliśmy ten wzrost popularności internetowych kwestionariuszy – w ankiecie, którą zespół CDS przygotował dla Gminy Zielonki w ramach prac nad Strategią Rozwoju Gminy, wzięło udział ponad 800 osób!

Był to też dobry czas, aby, obok ankiet, realizować inne internetowe formy diagnostyczne np. geoankieta, mapa interaktywna, modele terenu, e-dyskusje. W Przemyślu, który prowadzi obecnie konsultacje dot. zmiany MPZP „Stare Miasto I” w ramach projektu Szkoła świadomego planowania przestrzennego 2.0, zdecydowano się na wcześniejsze uruchomienie techniki interaktywny model terenu 3d. W ten sposób mieszkańcy mogą obejrzeć wariantowe propozycje zmian przestrzeni Placu Rybiego, a także wypowiedzieć się na temat preferowanych rozwiązań dot. poszczególnych obszarów (modelowi towarzyszy ankieta).

zdalneankieta.png

Obraz mcmurryjulie z Pixabay

Do repertuaru narzędzi konsultacyjnych dołączyły też, do tej pory rzadko wykorzystywane (a w przypadku wielu JST w ogóle), programy/aplikacje widekonferencyjne i webinarowe (np. Zoom, ClickMeeting, Google Hangouts/Google Meet), chaty i live-streamy. Za ich pomocą spotkania czy warsztaty konsultacyjne przeniosły się do wirtualnej przestrzeni. Takie rozwiązanie wykorzystano w Dąbrowie Górniczej – wydarzenie kończące konsultacje dot. zagospodarowania Parku Podlesie transmitowano na Facebooku (live streaming, live chat). Projektanci przedstawili koncepcję zagospodarowania dla parku, a następnie opowiadali na pytania na bieżąco zadawane przez uczestników na czacie towarzyszącym wideo. Zapis transmisji oraz prezentacja ze spotkania on-line zostały udostępnione mieszkańcom poprzez dąbrowską platformę konsultacyjną. E-spotkań jako jednej z form konsultacji zaczęto używać we Wrocławiu, wykorzystując m.in. platformę ClickMeeting. E-spotkanie dla mieszkańców towarzyszyło m.in. konsultacjom dot. koncepcji przebudowy ul. Gajowickiej – było transmitowane na żywo na Facebooku i na stronie konsultacji. W tym przypadku także prezentowano elementy projektu, a uczestnicy mogli komentować i zadawać pytania, na które na bieżąco odpowiadali projektanci i przedstawiciele urzędu miasta. 

Na przeniesienie do Internetu ostatniej technik kończącej proces konsultacji zdecydowała się gmina Łużna (uczestnik projektu Szkoła świadomego planowania przestrzennego 2.0). Warsztat konsultacyjny przybrał formę składających się z kilku elementów konsultacji on-line, których głównym celem było podsumowanie mieszkańcom dotychczasowych wyników konsultacji i sposobu uwzględnienia ich w projekcie SUiKZP. Studium zaprezentowano w postaci interaktywnej mapy, do tego przygotowano prezentację oraz nagrano krótki filmik (komentarz i omówienie do prezentowanych materiałów) – w syntetyczny sposób przedstawiające zgłoszone wcześniej wnioski i opinie do studium oraz wskazujące, w jakim zakresie zostały one uwzględnione w udostępnionym projekcie dokumentu. Mieszkańcom zaproponowano kilka kanałów komunikacyjnych pod kątem zgłaszania uwag/komentarzy: formularz on-line, komentarze/wpisy na Facebooku Gminy oraz dyżury telefoniczne.

zdalnelaptop.jpg

Obraz thedarknut z Pixabay

Także zespół CDS część działań w ramach różnych projektów przeniósł do Internetu. W takiej formule rozpoczęliśmy prace związane ze Strategią Rozwoju Gminy Zabierzów do 2030 r., a dokładnie działania skierowane do młodzieży. Młodzieżowa Off Strategia dla Zabierzowa powstaje zdalnie w oparciu o spotkania on-line z młodzieżą na platformie Zoom, internetowe narzędzia: do pracy w grupie (np. Mentimeter) i do zbierania opinii (krótkie formularze i dłuższe ankiety). Wyzwaniem było zapewnienie odpowiedniej dynamiki spotkania, postawiliśmy zatem na elementy interaktywne, warsztatowe (np. quiz, burze mózgów w formie chmur tagów, podział na mniejsze grupy tematyczne), a ograniczyliśmy części wykładowe. Pierwsze spotkanie on-line z ochotnikami – uczniami i uczennicami klas VI i VII szkół podstawowych – okazało się ciekawe i owocne, pozwoliło nam poznać perspektywę młodych mieszkańców – ich problemy, które obecnie dostrzegają w gminie, potrzeby i pomysły na zmiany oraz wizję Zabierzowa za 10 lat.

Z kolei w przypadku projektu HALO! Aktywni 60+, aby utrzymać kontakt z blisko 100 seniorów-wolontariuszy z Rybnika, Wałbrzycha i Bytomia, uruchomiliśmy regularne akcje telefoniczne, utworzyliśmy grupy w na komunikatorach i mediach społecznościowych (WhatsApp, Facebook). Z uczestnikami projektu spotykamy się także on-line, wykorzystując platformę Zoom, a poza tym nagrywamy tematyczne filmy instruktażowe dot. komunikacji (scenki rozmów, porady w zakresie trudnych sytuacji, które mogą pojawić się na „linii” Telefonu Senioralnego) czy np. obsługi komputera. Dzięki temu w czasie epidemii seniorzy-wolontariusze mogli przygotować się merytorycznie przed otwarciem Telefonów Senioralnych, a niektórzy z nich udoskonalić w praktyce swojej kompetencje cyfrowe – w zakresie obsługi komunikatorów internetowych i platformy do wideokonferencji.

Włączenie i wykluczenie – o zaletach i wadach technik internetowych

Ograniczenia i dystans wymuszone przez epidemię pozwoliły odkryć na nowo techniki internetowe, wykorzystać ich potencjał pełniej niż do tej pory, ale też uwypuklić ich wady.

Do tej pory ankieta on-line czy mapa interaktywna stanowiły jedną ze składowych procesu konsultacyjnego, dopełniały całość, której rdzeniem były zazwyczaj spotkania/warsztaty twarzą w twarz. Przenoszenie form spotkaniowych do przestrzeni wirtualnej na pewno stwarza organizatorom konsultacji i moderatorom okazję do rozwoju – opanowania nowych narzędzi, doskonalenia umiejętności moderacyjnych i technicznych, pobudzenia kreatywności. Konsultacje on-line są też dla niektórych bardziej dostępne niż te klasyczne – dotyczy to osób o ograniczonej mobilności, zapracowanych, przebywających w domu ze względu na obowiązki np. rodzinne, opiekuńcze, nieśmiałych itp. Mogą również okazać się bardziej atrakcyjne dla młodszych mieszkańców.

Częstsze sięganie po techniki internetowe ujawniło związane z nimi ograniczenia:

  • wykluczenie cyfrowe – wynikające z braku lub słabej jakości połączenia internetowego (np. mniejsze miejscowości, tereny wiejskie), braku odpowiedniego sprzętu; niewystarczających kompetencji cyfrowych (np. seniorzy);
  • trudności techniczne – słaba jakość dźwięku i obrazu utrudniająca dyskusję, trudności z używaniem aplikacji/platform przez uczestników –zwłaszcza, w przypadku aplikacji bez polskiej wersji językowej czy o skomplikowanym interfejsie; obawy/opór przed stosowaniem nowego narzędzia, brak warunków w domu (cichego/spokojnego miejsca);
  • inna dynamika pracy w przypadku spotkań/warsztatów on-line, a co za tym idzie inne potrzeby i wyzwania przy moderacji tego typu wydarzeń (m.in. kwestie techniczne, podzielność uwagi). Organizatorzy wydarzeń w przestrzeni wirtualnej powinni przygotować się na takie trudności jak: ograniczona spontaniczność odpowiedzi, zakłócenia i szumy komunikacyjne (jakość audio/video/łącza internetowego), wolniejszy przepływ informacji/dynamika dyskusji, osłabiona komunikacja niewerbalna, brak energii grupy. Spotkania on-line wymagają wzmożonej koncentracji i mówi się, że są bardziej męczące – zużywają sporo naszej energii psychicznej. Dlatego powinny być trwać krócej od wersji „klasycznych”, a także zawierać więcej zadań aktywizujących uczestników. Ważne są także przerwy dające możliwość odejścia od komputera, poruszania się.
  • kwestie finansowo-techniczne w przypadku organizatorów konsultacji/samorządów: brak odpowiednich narzędzi, niedostateczne przygotowanie pracowników do pracy z nowymi technologiami, czasem też brak sprzętu czy warunków (odpowiedniego oświetlenia, pomieszczenia bez hałasów i innych zakłóceń itp.);
  • informowanie o wydarzeniach on-line – opieranie się tylko na kanałach internetowych, które wydaje się naturalne i najlepsze dla takich technik, może ograniczać skuteczność dotarcia do mieszkańców i przyczynić się do wykluczenia. Warto do akcji promocyjnej dołączyć np. plakaty/ulotki w budynkach mieszkalnych, akcje telefoniczne/sms-owe itp.

 

Odmrażanie konsultacji?

Obecnie wraz z kolejnymi etapami odmrażania kraju znoszone są kolejne zakazy dotyczące spotkań, zgromadzeń. Czekamy na możliwość pełnego odmrożenia także procesów konsultacyjnych – przeniesienia ich z powrotem do „realu”. Jednak zasady związane z zachowaniem dystansu społecznego, a także „spadek” po epidemii czyli lęk i nieufność w kontaktach międzyludzkich, jeszcze z nami zostają – i to zapewne na dłużej niż początkowo zakładaliśmy. Najbliższe miesiące to stan przejściowy – nie wiemy tylko czy poprzedza on powrót do normalności czy kolejny lockdown i drugą falę epidemii… Jak w nim konsultacyjnie funkcjonować? W jaki sposób wykorzystać świeżo zdobyte doświadczenia?

Obraz Gerd Altmann z Pixabay

Przede wszystkim świadomie, adekwatnie do sytuacji, dobierać działania, mając na uwadze, że pojedyncze techniki internetowe nie zastąpią zróżnicowanego procesu, opartego na wielu formach partycypacyjnych, ale w rzeczywistości dystansu społecznego – umożliwią kontakt z mieszkańcami. Na pewno warto pamiętać o sprawdzonych ankietach on-line czy mapach interaktywnych, a także komunikatorach internetowych czy po prostu telefonach. Do rozwiązań, które mogą okazać się przydatne należą też: dyżury telefonicznie, wywiady w formule TDI lub przez Zoom/Skype, omówienia prezentowanych materiałów za pomocą filmików, czaty z organizatorami konsultacji/projektantami.

Może będzie to czas, w którym sprawdzą się rozwiązania hybrydowe: obok klasycznych spotkań i warsztatów - w mniejszych grupach (np. z wcześniejszą rejestracją uczestników), przy zachowaniu wytycznych epidemiologicznych, odbywać będą się wydarzenia on-line?

Na pewno warto postawić na wydarzenia plenerowe – zwłaszcza, że pod względem pogody, to sezon na tego typu techniki już się rozpoczął. Mieszkańców możemy zaprosić na spacery badawcze, do terenowych punktów konsultacyjnych, na warsztaty/spotkania w plenerze np. na obszarze objętym konsultacjami.

Zatem – do dzieła!

 

Na podstawie m.in:

https://www.sessionlab.com/blog/remote-facilitation/?utm_source=sessionlab-library-newsletter&;utm_medium=email&;utm_campaign=newsletter-2020-03-26

https://www.involve.org.uk/sites/default/files/field/attachemnt/Covid-19-Deliberative%20democracy%20and%20online%20practice%20-%20Practitioners%20Workshop%20Summary%20Report%209-4-20.pdf

https://partycypacjaobywatelska.pl/to-nie-jest-pytanie-czy-partycypowac-tylko-raczej-jak-podsumowanie-spotkania-on-line-o-partycypacji-w-czasach-zarazy/

http://konsultacje.dabrowa-gornicza.pl/aktualnosci/20200319/505/konsultacje_online_parku_podlesie_za_nami.html

https://www.wroclaw.pl/rozmawia/jaka-powinna-byc-elektromilnosc-wypowiedz-sie

https://www.wroclaw.pl/rozmawia/jak-zmienic-gajowicka

https://dialogspoleczny.krakow.pl/raport-z-konsultacji-spolecznych-dotyczacych-przebudowy-ul-starowislnej/

http://www.sip.gison.pl/luzna_konsultacje


 

Powrót do góry
 
 
Lider projektu: Partnerzy projektu:
Wiedza Edukacja Rozwój Wiedza Edukacja Rozwój Europejski Fundusz Społeczny DELTA PARTNER Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Gospodarczych Centrum Doradztwa Strategicznego s.c. D. Bieńkowska, C. Ulasiński, J. Szymańska P.A. Nova
 
Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce. [Zamknij]